Phần mềm quản lý công việc Asana trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp ngày càng được ưu tiên, đặc biệt là các phần mềm / ứng dụng sử dụng nền tảng e-management hỗ trợ thực hiện dự án. Trong số đó, Asana là một công cụ khá thú vị và tiện ích giúp người dùng có thể làm việc theo nhóm mà không cần thông qua email.
Phần mềm quản lý công việc Asana là gì?
Phần mềm quản lý công việc Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm.
Ban đầu, Asana được Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật của Facebook – tạo ra và sử dụng với tư cách một ứng dụng web giúp mọi người ở mỗi nhóm có thể tự nắm bắt công việc, đồng thời biết được đồng nghiệp đã làm được tới đâu, những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng nhau phân công giải quyết.
Đầu năm 2011, Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản lý dự án và đến năm 2012 chính thức ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp. Sau đó, phần mềm Asana được đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều hành iOS với từng nhóm 15 người rồi dần dần tương thích với nền tảng Android.
Kể từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh tiện ích và tính ứng dụng cao của một giải pháp quản lý công việc. Rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ trợ giúp cho các dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare.
>>>Xem thêm: Roas là gì? Công thức tính – Hướng dẫn cách tối ưu hóa roas
Tính năng nổi bật của Asana
Phần mềm quản lý công việc Asana hoạt động theo 3 nguyên tắc:
- Thông báo công việc chứ không phải thư tín
- Trao đổi trực tiếp trên chung một trang
- Hành động đồng bộ theo nhóm chứ không riêng lẻ từng người
Các nguyên tắc này đều nhắm tới mục đích chung là công việc luôn được cập nhật nhanh chóng mà nhẹ nhàng, thể hiện sự minh bạch công tác của mỗi cá nhân, tạo ra sự đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm hay giữa các bộ phận của một dự án.
Trên cơ sở đó, Asana mang đến cho người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua những không gian (workspace) riêng cho mỗi team dự án:
Thao tác trên đầu việc:
Phần mềm quản lý công việc Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, deadline hoàn thành và trình tự ưu tiên công việc. Khi một cá nhân trong dự án đánh dấu hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho tất cả các thành viên còn lại. Mọi người có thể cùng vào bình luận, ghi chú, nhắn tin và gửi file đính kèm ngay trên hệ thống.
Thay đổi đầu việc:
Asana hỗ trợ việc liên kết một đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép, đồng thời chuyển đổi từ đầu việc (task) thành một dự án (project) chỉ với một cú nhấp chuột.
Tuỳ chọn giao diện hiển thị:
Giống như ở nhiều phần mềm quản lý công việc khác, danh sách công việc trên Asana được chuyển đổi linh hoạt dưới dạng bảng Kanban hoặc To-do list. Ngoài ra, Asana có tính năng đặc biệt là tự động xây dựng timeline hành động từ thông tin nhập từ tệp CSV vào hệ thống
>>>Xem thêm: OKR là gì? Cập nhật các lợi ích của OKR mang lại
Nhược điểm của Asana
Điểm trừ của Asana chính là chi phí sử dụng khá đắt đỏ. Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… nhưng chỉ giới hạn số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$ / người dùng / tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,…
Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.
Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng hoặc các công ty lớn, mà một người cần phải tham gia nhiều dự án / phòng ban khác nhau.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về Phần mềm quản lý công việc Asana. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm: IMC là gì? Cập nhật quá trình xây dựng IMC hiệu quả
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( resources.base, innocom, … )
